administrasi

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Selama ini adminitasi hanya dipandang sebagai kegiatan tulismenulis belaka

Pandangan orang demikian ini tentu bukan tidak beralasan. Secara phisik kegiatan admninistasi memang banyak didominasi dalam kegiatan tulis menulis, baik menggunakan tangan, alat tulis, mesin ketik atau komputer. padahal banyak teori yang mengatakan kegiatan administrasi lebih dari pada itu. Bahkan ada yang lebih keterlaluan lagi bahwa administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan pendukung saja dalam melengkapai kegiatan yang ada di lapangan

Tidak semuanya pandangan demikian itu benar. Kegiatan administrasi atau tulis-menulis atau lebih dikenal dengan ketata usahaan di sebuah lembaga mempunyai out put yang sangat penting, terkait di berbagai bidang, baik hukum, sosial maupun ekonomi dan lain-lain, sehingga tidak bisa dipandang kurang penting fungsinya. Lebih-lebih produk administrasi yang berupa dokumen seperti Ijazah, Sertifikat dan surat-surat penting lainnya akan mempunyai nilai tinggi sekali di mata hukum, jika akurasi isinya dijamin benar.

Oleh karena itu, keakuratan data administrasi menunutut kejujuran dan kedisiplinan baik pelaksana maupun pengelolanya, karena produk administrasi yang demikian ini biasanya digunakan untuk memperkuat bukti-bukti hukum.

1.2.  Rumusan Masalah

1.      Apakah pengertian dari administrasi secara sempit dan luas menurut para ahli ?

2.      Apakah ciri-ciri dari administrasi?

3.      Apa saja unsur-unsur dari administrasi?

4.      Apakah perbedaan antara administrasi negara dan administrasi swasta?

 

1.3.  Maksud dan Tujuan

1.      Pembaca dapat mengenal pengertian administrasi secara luas menurut beberapa ahli.

2.      Peneliti dapat menjelaskan ciri-ciri dari administrasi.

3.      Peneliti dapat menguraikan unsur-unsur administrasi.

4.      Peneliti dapat membedakan antara administrasi negara dan swasta.

BAB II

PEMBAHASAN SECARA TEORITIS

a. Pengertian Administrasi

Banyak pengertian administrasi yang dikemukanan oleh para ahli administrasi, ada pengertian adminitasi secara luas dan ada pengertian administrasi secara sempit, dan bahkan ada yang mengartikan sebagai proses sosial

Dalam pengertian yang luas menurut Musanef (1996:1) dalam bukunya Manajemen Kepegawaian di Indonesia menyebutkan bahwa administrasi adalah kegiatan sekelompok manusia melalui tahapantahapan yang teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien, dengan menggunakan sarana yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan Dalam implementasinya, administasi berkembang dan mempunyai tugas-tugas yang biasa disebut sebagai fungsi administrasi sebagaimana yang dikemukakan oleh para ahli seperti Henry Faysol, Harold Koontz, George R. Terry dan lain-lain, diantaranya adalah fungsi perencanaan, pengorganisasian sampai dengan fungsi pengawasan Salah satu bentuk rumusan pengertian adminitasi secara luas yang sederhana antara lain menyebutkan :bahwa administrasi adalah keseluruhan proses rangkaian pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha bersama demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, Administrasi dalam arti sempit yaitu dari kata administratie (bahasa Belanda), yang meliputi kegiatan ; catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Jadi Tata Usaha adalah bagian kecil kegiatan daripada administarsi yang akan dipelajari.

Administrsi dalam arti luas dari kata administration, di bawah ini akan dikemukakan beberapa pendapat arti atau definisi dari pada administrasi dalam arti luas, yaitu :

• Menurut Leonard D. White, Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, negara atau swasta, sipil  atau militer, usaha yang besar atau kecil, dan sebagainya.
• H. A. Simon, dkk, Administrasi sebagai kegiatan dari pada kelomopk yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan tujuan bersama.
• William H. Newman, Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan daripada usaha-usaha kelompok individu-individu terhadap tercapainya tujuan bersama.

.           Meskipun rumusannya sederhana, pengertiannya tetap mempunyai cakupan yang luas, yaitu seluruh proses kegiatan yang berencana dan melibatkan seluruh anggota kelompok.

Sedangkan dalam pengertian sempit, sebagai yang dikemukakan oleh Soewarno Handayaningrat (1996:2), dalam bukunya “Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen” , administrasi adalah suatu

kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Setelah mengetahui beberapa definisi administrasi, maka ciri-ciri administrasi tersebut di atas dapat digolongkan :

a.    Adanya kelompok manusia, yaitu kelompok yang terdiiri atas dua orang atau lebih.

b.    Adanya kerjasama dari kelompok tersebut.

c.    Adanya kegiatan, proses, usaha.

d.    Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan.

e.    Adanya tujuan.

C.    Penggolongan Ilmu Administrasi

Aministrasi dapat dibedakan dalam dua golongan, yaitu :

1. Administrasi negara, yaitu kegiatan-kegaiatan atau proses atau usaha di bidang kenegaraan.
2. Administrasi swasta atau niaga, yaitu kegiatan-kegiatan atau proses atau usaha yang diilakukan dibidang swasta.
3. Perbedaan administrasi negara dan administrasi swasta. Di bawah ini dijelaskan ruang lingkup kegiatan anatara administrsi negara dan administrsi swasta.

D.    Pengelompokan Bidang Administrasi Dan Teknis-Teknis Fungsional

1.    Dalam pelaksanaan tugas pekerjaan baik oleh pemerintah maupun swasta dalam teorinya dapat dibagi:

a.    Bidang administrasi

b.    Bidang teknis fungsional.

2.    Pada  bidang administrasi dapat dikelompokkan :

a.    Administasi umum

b.    Teknik-teknik penegelolaan

c.    Administrasi bidang pembangunan

3.    Administrasi Umum

Administrasi umum dapat dibagi :

a.    Administrasi negara

b.    Administrasi swasta

4.    Teknik-teknik penegelolaan

Teknik-teknik penegelolaan diarahkan terhadap kemampuannya dalam pelaksanaan tugas sehari-hari yang menggunakan teknik-teknik tertentu.

5.    Aministrasi Bidang Pembangunan

Terdapat beberapa pendapat dalam administrasi bidang pembangunan :

1. Administrasi bidang pembangunan adalah administrasi suatu proyek atau sektor pembangunan
2. Administrasi bidang pembangunan ini dilihat dari proses administrasi bidang pembangunan. Bidang ini meliputi : 

• Perumusan kebijaksanaan pembangunan
• Perencanaan dan penyusunan program
• Pelaksanaan rencana dan program pembangunan
• Pengawasan dan pengendalian.

c.    Administrasi bidang pembangunan ini dilihat dari pembangunan administrasi atau penyempurnaan administrasi, meliputi ; 

• Kelembagaan
• Ketatalaksanaan
• Kepegawaian
• Sarana dan fasilitas kerja.

6.    Bidang teknis fungsional, yaitu yang menyangkut bidang teknis sesuai dengan tugas pokok departemen atau instansi yang bersangkutan.

7.    disamping adanyateknis fungsional masih terdapat adanya teknik murni, yaitu bidang teknik yang masih dikembangkan sebagai ilmu pengetahuan melaui pendidikan adan penelitian. Teknik murni ini beleum menjadi substasi teknis dari suatu departemen atau instansi, tetapi masih dimiliki oleh lembaga-lembaga pendidikan tinggi yang ada. Untuk lebih jelasnya dapat dijelaskan sebagai berikut :

E.    Kecakapan Admnistratif dan Teknis

Di muka sudah dikemukakan bahwa setiap bidang pekerjaan pada prinsipnya dapat dibagi atas administrasi atau manajemen dan teknis. Oleh karena itu pada setiap pemimpin pekerjaan, diperlukan dua macam keterampilan yaitu ;

1. Keterampilan Administratif
2. Keterampilan Teknis.

Henry Fayol,  berpendapat bahwa bila seorang pimpinan tingkat bawah akan dipromosikan pada tingkat jabatan yang lebih tinggi maka ia harus menambah (keterampilan administrasi atau manajemen) baik melaui pendidikan penjenjangan ataupun latihan di bidang tersebut.

Dalam pengertian ini  berlaku suatu aksioma semakin tinggi kedudukan atau jabatan seseorang di dalam organisasi, semakin banyak memerlukan keterampilan adaministrasi atau manajemen, dan semakin kurang memerlukan keterampilan teknis. Sebaliknya semakin rendah kedudukan atau jabatan seseorang di dalam organisasi, semakin banyak memerlukan keterampilan teknis, dan semakin kurang memerlukan keterampilan adaministrasi atau manajemen.

F.  Unsur-unsur administrasi

Administrasi memiliki 8 unsur yang saling berkaiatan satu sama lain yaitu:

1.  Organisasi

Adalah system usaha kerjasama sekelompok orang yang terikat secara formal untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

2. Manajemen

Adalah kemampuan manajer untuk menggerakkan orang dan mengerahkan segenap fasilitas yang ada dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

3.Komunikasi

Adalah proses penyampaian informasi atau berita dari satu pihak kepada pihak lain melalui media sehingga timbul adanya timbale balik dan saling pengertian.

4. Kepegawaian

Adalah suatu proses untuk merencanakan, mengembangkan dan memelihara potensi-potensi yang ada pada manusia untuk mencapai tujuan.

5. Perbekalan

Adalah kegiatan mengadakan, mendayagunakan dan memelihara sarana prasarana serta menyingkirkan saran aprasarana yang sudah tidak layak digunakan.

6. Keuangan

Adalah proses yang berkenaan dengan pengadaan, pengalokasian, penggunaan dan pertanggungjawaban tentang uang.

7. Ketatausahaan

Adalah proses menghimpun, mencatat, mengolah, mengirim dan menyimpan bahan-bahan informasi.

8. Hubungan Masyarakat

Adalah proses kegiatan mengadakan dan memelihara hubungan baik dengan internal dan eksternal.

G.  Sasaran dan Objek Administrasi

1.      Semua instansi yang terkait.

2.      Manusia (SDM) yang memiliki keahlian di bidangnya masing-masing.

3.      Material (alat dan bahan yang di butuhkan)

BAB III

KESIMPULAN

Dari uraian di atas maka dapat diambil kesimpulan tentang administasi dan manajemen, diantaranya :

1. Bahwa Administrasi ditujukan terhadap penentuan tujuan pokok dan kebijaksanaannya yang lebih mengarah kepada ketatausahaan.
2.  

DAFTAR PUSTAKA

Abdurrahman Arifin, ” Kerangka Pokok-Pokok Manajemen Umum” PT. Ictiar Baru, Jakarta 1973.

Djamin, Aaloedin, ”Peranan Administrasi Dalam Pembangunan” PT. Gunung Agung, Jakarta, 1983.

Handayaningrat Soewarno, ”Pengantar Studi Ilmu Administrasi Dan Manajemen” Pt. Gunung Agung, Jakarta, 1985.